Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política es expedida por COMARKAPP® S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia, titular y desarrolladora de la plataforma tecnológica COMARKAPP®.

COMARKAPP® es una plataforma tecnológica dirigida principalmente a conjuntos residenciales, propiedades horizontales, empresas administradoras y administradores, que permite administrar de manera integral una copropiedad y crear un espacio digital de interacción entre la administración, los propietarios y los residentes.

Entre otras funcionalidades, la plataforma permite:

• administración de unidades residenciales, propietarios y residentes;
• administración presupuestal, ingresos, gastos, balances, cartera, cuentas por cobrar y por pagar;
• facturación, comprobantes e información financiera y contable;
• gestión de proveedores y gestión documental;
• PQRS, comunicaciones, noticias y notificaciones;
• reservas de zonas comunes;
• gestión de vehículos y parqueaderos, y de mascotas;
• administración de usuarios, soporte técnico, trazabilidad, logs y control de procesos.

El objetivo de esta política es dar a conocer a los titulares de datos personales las reglas conforme a las cuales COMARKAPP® S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos, y garantizar el cumplimiento del régimen colombiano de protección de datos personales, en particular:

• informar de manera clara qué datos se tratan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y con quién pueden compartirse;
• precisar cuándo COMARKAPP® actúa como responsable y cuándo como encargado;
• establecer los mecanismos para el ejercicio de los derechos de los titulares;
• materializar los principios de responsabilidad demostrada, privacidad desde el diseño y privacidad por defecto.

Esta política regula el tratamiento de datos personales —entendido como cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión— que COMARKAPP® S.A.S. realiza:

• como Responsable, respecto de los tratamientos cuyas finalidades y medios esenciales determina directamente; y
• como Encargado, respecto de los datos que trata por cuenta de sus clientes (copropiedades, administradoras y demás Responsables) a través de la plataforma COMARKAPP®.

Esta política aplica a:

• todos los datos personales tratados por COMARKAPP® S.A.S., cualquiera que sea el medio o soporte (físico o digital);
• todas las operaciones de tratamiento realizadas directamente por COMARKAPP® o por sus Encargados y contratistas autorizados;
• la información tratada dentro de la plataforma COMARKAPP®, así como la tratada en el marco de las relaciones comerciales, laborales, societarias y con terceros de COMARKAPP®;
• el personal, contratistas y colaboradores de COMARKAPP®, quienes están obligados a observarla.

Quedan sujetos a esta política los tratamientos realizados en Colombia y, cuando corresponda, los que se rijan por la ley colombiana conforme a las reglas de aplicación territorial vigentes.

Esta política está dirigida a todas las personas naturales cuyos datos son tratados en relación con COMARKAPP® o con la plataforma COMARKAPP®, y en particular a las categorías de titulares descritas en la sección 9.

Para facilitar su comprensión, esta política responde preguntas concretas:

Este es el eje central de la política. La ley colombiana distingue dos roles:

• Responsable del Tratamiento: quien decide las finalidades y los medios esenciales del tratamiento (el “para qué” y el “cómo” esencial).
• Encargado del Tratamiento: quien trata los datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones.

8.1. COMARKAPP® COMO ENCARGADO

Este esquema comprende, entre otros, los datos de: propietarios, residentes, usuarios delegados, proveedores de la copropiedad, información financiera, contabilidad, cartera, PQRS, documentos, reservas, vehículos, parqueaderos, mascotas, comunicaciones administrativas, información de las unidades residenciales y, en general, la información que los usuarios y las copropiedades incorporen a la plataforma.

En su calidad de Encargado, COMARKAPP® no utiliza para finalidades propias los datos que trata por cuenta de las copropiedades, salvo cuando exista una finalidad propia, legítima y claramente identificada en esta política (por ejemplo, seguridad de la plataforma, soporte, cumplimiento legal o gestión de incidentes). Ver el Principio de separación de finalidades (sección 10).

8.2. COMARKAPP® COMO RESPONSABLE

Incluye, según corresponda:

• gestión de sus clientes y relaciones comerciales;
• prospectos comerciales;
• socios y accionistas;
• empleados, extrabajadores y candidatos;
• proveedores y contratistas propios;
• marketing propio de COMARKAPP®;
• determinadas actividades de seguridad de la plataforma;
• soporte y mantenimiento cuando exista una finalidad propia de COMARKAPP®;
• cumplimiento de obligaciones legales y defensa de derechos;
• gestión de incidentes;
• funcionamiento y mejora de la plataforma, en los términos de esta política.

8.3. Tabla de roles Responsable–Encargado

Esta política organiza los tratamientos por categorías de titulares, y no mediante una única lista general de finalidades. Las categorías mínimas son:

A. Usuarios de la aplicación COMARKAPP®

Personas naturales que utilizan la plataforma dentro del espacio de trabajo de una copropiedad o cliente. Cuando sea pertinente, se distinguen tres perfiles:

• Administrador del espacio de trabajo: gestiona el espacio de trabajo correspondiente a la copropiedad.
• Usuario principal: normalmente corresponde al propietario de la unidad.
• Usuario delegado: persona invitada por el usuario principal (por ejemplo, residentes que habitan la unidad), con permisos acordes a la delegación.

B. Clientes de COMARKAPP®

Personas naturales relacionadas con la contratación y prestación del servicio, tales como: administradores personas naturales, representantes legales, empleados o contactos de clientes personas jurídicas, representantes de copropiedades y demás personas vinculadas a la relación comercial.

C. Socios y accionistas de COMARKAPP® S.A.S.

D. Trabajadores, extrabajadores y candidatos de COMARKAPP® S.A.S.

E. Terceros

Cuando corresponda: proveedores, contratistas, prestadores de servicios, prospectos comerciales, aliados, contactos profesionales y demás terceros relacionados con COMARKAPP®.

Como garantía transversal de esta política se establece expresamente:

Cuando COMARKAPP® pretenda realizar un tratamiento propio sobre información a la que accede a través de la plataforma, deberá:

1. identificar la finalidad concreta;
2. determinar su legitimidad conforme al régimen aplicable;
3. informar al titular cuando corresponda;
4. obtener autorización cuando la finalidad así lo exija; y
5. respetar los derechos del titular.

Este principio se articula con las medidas concretas de acceso restringido, mínimo privilegio, trazabilidad y control de accesos que se desarrollarán en las partes siguientes (responsabilidad demostrada y privacidad desde el diseño).

El flujo habitual de incorporación de datos es el siguiente:

1. Carga inicial. El administrador del espacio de trabajo (por cuenta de la copropiedad) carga una base de datos con la información mínima de propietarios y residentes.
2. Invitación. COMARKAPP® utiliza los datos mínimos necesarios —principalmente el correo electrónico— para enviar al usuario una invitación de activación.
3. Activación y perfil. El usuario activa su cuenta, recibe la información sobre el tratamiento y puede completar directamente su información.

La plataforma distingue tres perfiles, con permisos diferenciados (ver Parte IV — roles y permisos):

• Administrador del espacio de trabajo: gestiona el espacio de trabajo de la copropiedad.
• Usuario principal: normalmente el propietario de la unidad.
• Usuario delegado: persona invitada por el usuario principal (p. ej., un residente), con permisos acordes a la delegación.

Tabla A — Datos y finalidades por perfil de usuario

Los siguientes dominios corresponden a información que la copropiedad y sus usuarios incorporan a la plataforma. En todos, la copropiedad determina la finalidad y la pertinencia, y COMARKAPP® actúa como Encargado.

3.1. Contactos de emergencia

Los usuarios pueden proporcionar, de forma opcional, datos de un contacto de emergencia: nombre, relación o parentesco, teléfono y correo electrónico.

Estos datos se utilizan exclusivamente para la finalidad de contacto en caso de emergencia. No se utilizan para marketing, perfilamiento ni ninguna otra finalidad incompatible con aquella para la que fueron suministrados.

3.2. Información financiera de la copropiedad

La plataforma permite registrar, administrar y visualizar información como cuotas de administración, saldos, cartera, intereses, pagos registrados, comprobantes, facturas, estados de cuenta, ingresos, egresos, presupuestos, cuentas por cobrar y por pagar, movimientos, conciliaciones y balances.

3.3. PQRS (peticiones, quejas, reclamos y sugerencias)

El canal de PQRS puede contener: datos del solicitante, contenido de la solicitud, archivos adjuntos, respuestas y trazabilidad; y, según lo que el usuario incorpore, información sobre otros residentes, terceros, proveedores, trabajadores o visitantes, e incluso, de forma excepcional, datos sensibles introducidos por los propios usuarios.

La copropiedad determina la finalidad y pertinencia del contenido de las PQRS. COMARKAPP® actúa como Encargado y no reutiliza ese contenido para finalidades propias, salvo lo estrictamente necesario para soporte, seguridad, cumplimiento legal o gestión de incidentes.

3.4. Datos sensibles (tratamiento incidental)

Como regla general, COMARKAPP® no solicita datos sensibles de los usuarios de la aplicación. Sin embargo, pueden aparecer de forma incidental en PQRS, documentos, archivos o campos de texto libre cargados por las copropiedades o los usuarios.

Cuando ello ocurra, se aplicarán las garantías reforzadas previstas en la legislación colombiana (entre ellas, el carácter facultativo de su suministro y medidas de seguridad adicionales). Estos datos no son objeto de recolección sistemática ni de finalidades propias de COMARKAPP®.

3.5. Menores de edad

COMARKAPP® no mantiene perfiles individualizados de niñas, niños o adolescentes. Únicamente puede registrarse el número de menores que habitan una unidad residencial, sin recopilar nombre, identificación, fotografía ni otros elementos que permitan individualizarlos.

3.6. Vehículos y parqueaderos

Pueden tratarse: placa, color, tipo de vehículo, propietario o usuario asociado, número correspondiente y parqueadero asociado. Finalidad: administración de vehículos, parqueaderos y unidades, y gestión/seguridad de la copropiedad.

3.7. Mascotas

Puede registrarse: nombre, tipo, raza, fotografía, edad, información veterinaria y propietario o residente asociado.

La información de un animal no constituye por sí sola un dato personal; sin embargo, puede adquirir relevancia bajo el régimen de protección de datos cuando permite vincular información con una persona natural identificada o identificable (p. ej., el propietario de la mascota).

3.8. Reservas de zonas comunes

Puede tratarse: usuario, unidad residencial, zona reservada, fecha, hora, estado, observaciones, cancelaciones, utilización y novedades asociadas. Finalidad: gestión y control de las reservas de las zonas comunes de la copropiedad.

3.9. Gestión documental

Los administradores pueden cargar documentos como actas, reglamentos, estados financieros, facturas, certificados, contratos, circulares, comprobantes y otros documentos de la copropiedad, que pueden contener datos personales.

Como regla general, la copropiedad determina qué documentos cargar, con qué finalidad y quién está autorizado para consultarlos. COMARKAPP® proporciona la infraestructura tecnológica como Encargado.

3.10. Proveedores de las copropiedades

La plataforma puede contener información de proveedores o contratistas de la copropiedad: identificación, contacto, información tributaria, información bancaria, contratos, facturas, servicios, pagos y certificaciones.

No confundir con los proveedores propios de COMARKAPP®, que se tratan en la Parte III (COMARKAPP® como Responsable).

3.11. Cartera

La plataforma puede facilitar recordatorios, requerimientos, seguimiento, gestión de obligaciones, recuperación de cartera y, eventualmente, la comunicación de información a abogados o gestores autorizados por la copropiedad.

La copropiedad determina la gestión de cobro; COMARKAPP® aporta la infraestructura tecnológica como Encargado.

A través de la plataforma, la copropiedad puede remitir comunicaciones como convocatorias, circulares, información administrativa, cartera, mantenimientos, emergencias, reservas, PQRS y noticias.

Pueden realizarse mediante correo electrónico y notificaciones dentro de la aplicación y, cuando se implementen, otros canales como SMS o WhatsApp.

Trazabilidad de las comunicaciones

COMARKAPP® puede conservar evidencia de las comunicaciones realizadas mediante la plataforma, incluyendo —cuando técnicamente esté disponible— destinatario, fecha, hora, canal, asunto o tipo, estado de envío, entrega y apertura o lectura.

Finalidad: proporcionar trazabilidad administrativa y probatoria, soporte, seguridad y gestión de las comunicaciones.

Personas naturales vinculadas a la contratación y prestación del servicio: administradores personas naturales, representantes legales, empleados o contactos de clientes personas jurídicas y representantes de copropiedades.

Proveedores, contratistas y prestadores de servicios de COMARKAPP® (distintos de los proveedores de las copropiedades, tratados en la Parte II como Encargado).

COMARKAPP® puede realizar comunicaciones sobre sus servicios, productos, nuevas funcionalidades, promociones, campañas, eventos e información comercial propia.

Todo dato personal tratado por COMARKAPP® recorre un ciclo de vida: recolección → conservación → uso → circulación → disposición final. En cada etapa se aplican los principios de la Parte I (finalidad, minimización, necesidad, proporcionalidad, acceso restringido, trazabilidad y conservación limitada).

1. 1Recolección
2. 2Conservación
3. 3Uso
4. 4Circulación
5. 5Disposición final

La conservación se define por finalidad y por categoría, y no mediante un plazo único.

2.1. Datos tratados por cuenta de las copropiedades (COMARKAPP® como Encargado)

Se conservan durante la prestación del servicio. Cuando termina el contrato con la copropiedad o cliente, se aplica el siguiente régimen por fases:

2.2. Otros criterios de conservación

Deben diferenciarse tres situaciones distintas:

Cuando un usuario deja de estar vinculado a una unidad, puede conservarse información histórica cuando la copropiedad la necesite legítimamente para mantener trazabilidad administrativa, contable, contractual o probatoria.

El fallecimiento de un propietario no constituye una categoría autónoma de tratamiento. La información histórica asociada a la unidad puede conservarse cuando sea necesaria para la continuidad administrativa, contable, contractual o probatoria de la copropiedad.

La titularidad de la unidad se actualizará cuando la copropiedad registre o acredite al nuevo titular.

Es esencial distinguir dos figuras que la ley colombiana trata de forma diferente:

Reglas aplicables:

• Las transmisiones (nacionales o internacionales) se realizan mediante contrato que obligue al Encargado a aplicar las mismas garantías y a tratar los datos conforme a las instrucciones e finalidades autorizadas.
• Las transferencias internacionales solo se efectúan a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según los estándares de la SIC, o bajo alguna de las excepciones legales (por ejemplo, autorización expresa e inequívoca del titular), conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

COMARKAPP® adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, entre ellas: controles de acceso, autenticación, mínimo privilegio, confidencialidad, trazabilidad, gestión de incidentes, copias de respaldo, continuidad, controles organizacionales, deberes de trabajadores y contratistas y gestión de Encargados.

Con fines de seguridad, COMARKAPP® puede tratar datos técnicos —dirección IP, fecha y hora, dispositivo, navegador, inicios de sesión, logs, acciones realizadas y demás metadatos necesarios— para: autenticación, control de accesos, prevención de fraude y suplantación, detección de comportamientos anómalos, bloqueo de accesos sospechosos, investigación de incidentes, recuperación de cuentas y conservación de evidencias.

La plataforma opera mediante roles y permisos diferenciados, aplicando necesidad de acceso, mínimo privilegio, circulación restringida y trazabilidad:

• el administrador dispone de facultades amplias dentro del espacio de trabajo;
• el usuario principal accede principalmente a la información de su unidad, su perfil y las funcionalidades autorizadas;
• el usuario delegado tiene los permisos correspondientes a su rol y a la delegación realizada.

Acceso del personal de COMARKAPP®

El personal y los contratistas autorizados de COMARKAPP® acceden a los datos alojados en la plataforma exclusivamente cuando es necesario para desarrollar las funciones asignadas. Queda expresamente prohibido consultar, extraer, utilizar, copiar, comunicar o explotar los datos para finalidades personales o distintas de las autorizadas. Los accesos administrativos relevantes quedan sujetos a trazabilidad.

• Actualización. Tanto el administrador (dentro de sus facultades) como el usuario pueden actualizar determinados datos. COMARKAPP® conserva, cuando resulta pertinente, trazabilidad de las modificaciones relevantes (usuario que realizó la acción, fecha/hora, tipo de modificación y demás metadatos necesarios).
• Exportación. Los administradores pueden exportar información y reportes según sus permisos, con trazabilidad de las exportaciones relevantes. Una vez exportada la información, la copropiedad o cliente es responsable de su utilización, almacenamiento y custodia fuera del entorno controlado por COMARKAPP®.

COMARKAPP® puede analizar el uso de la plataforma para estadísticas, diagnóstico, optimización, experiencia de usuario, investigación, innovación, desarrollo de funcionalidades y mejora continua, aplicando preferentemente anonimización o agregación cuando no sea necesario identificar usuarios.

Datos anonimizados y agregados. COMARKAPP® puede generar información verdaderamente anonimizada o agregada (por ejemplo, uso promedio de zonas comunes, número agregado de PQRS, funcionalidades más utilizadas o indicadores generales de gestión).

COMARKAPP® incorpora de forma transversal —y con medidas concretas descritas en esta política— los siguientes principios: minimización, necesidad, proporcionalidad, finalidad, acceso restringido, trazabilidad, conservación limitada, gestión de riesgos, privacidad desde el diseño, privacidad por defecto y responsabilidad demostrada (accountability). Estos principios se materializan en los controles de acceso, roles y permisos, régimen de conservación, gestión de incidentes y gestión de Encargados aquí previstos.

Como titular, la Ley 1581 de 2012 le reconoce el derecho a:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos (incluidos los parciales, inexactos o cuyo tratamiento no haya sido autorizado);
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda;
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• Presentar consultas y reclamos;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que lo impida;
• Acceder gratuitamente a sus datos;
• Presentar quejas ante la SIC, previo el requisito de procedibilidad;
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes (carácter facultativo).

Para presentar consultas y reclamos, escriba al Oficial de Protección de Datos (OPD):

Qué debe incluir su solicitud: su calidad (titular o representante autorizado), nombre, documento de identidad, la descripción de los hechos y de la solicitud, y sus datos de contacto. Si actúa en representación del titular, adjunte el documento que acredite la autorización.

Plazos de respuesta (días hábiles):

Reglas del trámite:

• Legitimación e identificación: solo se atienden solicitudes del titular o de quien esté debidamente autorizado.
• Subsanación: si el reclamo está incompleto, se le requerirá para que lo complete; de no hacerlo, podrá entenderse desistido conforme a la ley.
• Anotación “reclamo en trámite”: mientras se resuelve un reclamo, se incluye esta anotación en la base de datos cuando corresponda.
• Traslado: si COMARKAPP® no es competente (por actuar como Encargado), trasladará o coordinará la solicitud con el Responsable.
• Requisito de procedibilidad: antes de acudir a la SIC, el titular debe haber presentado la reclamación directa ante COMARKAPP® o el Responsable.

COMARKAPP® publica esta política y comunica a los titulares cualquier modificación sustancial por los medios en que se recolectaron los datos o por los canales habituales de la plataforma.

Esta política se acompaña de los siguientes anexos (procedentes de la estructura documental de COMARKAPP®, a validar y actualizar):

1. Modelo de aviso de privacidad.
2. Procedimiento de análisis de riesgos y medidas de seguridad.
3. Procedimiento de formaciones y capacitaciones.
4. Procedimiento de tratamiento y reporte de incidentes de seguridad.
5. Procedimiento de reporte de bases de datos y de novedades a la SIC.
6. Procedimiento de auditorías y controles.