Condiciones Generales de Prestación del Servicio

1.1. Identificación de COMARKAPP

COMARKAPP S.A.S., sociedad legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.899.140-1, con domicilio en Cali, Colombia, en adelante “COMARKAPP”, es titular y proveedora de la plataforma tecnológica denominada “Comarkapp” (en adelante, la “Plataforma”).

1.2. Objeto

Las presentes Condiciones Generales de Prestación del Servicio (en adelante, las “Condiciones Generales”) regulan los términos bajo los cuales COMARKAPP proporciona al Cliente el acceso y uso de la Plataforma bajo la modalidad de software como servicio (Software as a Service - SaaS), de acuerdo con el plan, funcionalidades, módulos, alcance, vigencia y demás condiciones establecidos en la correspondiente Orden Particular.

La Plataforma proporciona herramientas tecnológicas destinadas a facilitar la gestión y administración de copropiedades, propiedades horizontales y demás organizaciones o estructuras habilitadas por COMARKAPP, incluyendo las funcionalidades que se encuentren disponibles conforme al plan contratado.

1.3. Naturaleza del Servicio

COMARKAPP proporciona una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión. Salvo que una Orden Particular establezca expresamente lo contrario, COMARKAPP no sustituye al Cliente, al administrador, al consejo de administración, a la asamblea, al contador, al revisor fiscal, a los órganos de administración o a cualquier otro tercero en las funciones, decisiones, responsabilidades u obligaciones que legal, contractual o estatutariamente les correspondan.

Las decisiones administrativas, contables, financieras, jurídicas, operativas o relacionadas con el tratamiento de datos personales que correspondan al Cliente continuarán bajo su responsabilidad y no se trasladan a COMARKAPP por el solo hecho de utilizar la Plataforma.

2.1. Documentos contractuales

La relación entre COMARKAPP y el Cliente estará integrada, según resulte aplicable, por:

• a)La Orden Particular, propuesta comercial, orden de servicio o documento equivalente aceptado por el Cliente.
• b)Las presentes Condiciones Generales de Prestación del Servicio.
• c)El Anexo de Tratamiento de Datos Personales o acuerdo de encargo de tratamiento, cuando resulte aplicable.
• d)Los Términos y Condiciones de Uso de la Aplicación, aplicables a las personas autorizadas para acceder y utilizar la Plataforma.
• e)La Política de Tratamiento de Datos Personales de COMARKAPP, respecto de los tratamientos en los que COMARKAPP actúe como Responsable del Tratamiento.
• f)Los demás anexos, acuerdos de niveles de servicio, condiciones técnicas o documentos expresamente incorporados a la relación contractual por las Partes.

2.2. Orden de prevalencia

En caso de contradicción entre los documentos que integran la relación contractual, prevalecerán las condiciones particulares expresamente acordadas entre COMARKAPP y el Cliente en la Orden Particular, exclusivamente respecto de las materias específicamente reguladas en ella.

En lo no regulado por la Orden Particular serán aplicables estas Condiciones Generales y los demás documentos contractuales según la materia correspondiente. Una condición particular no modificará estas Condiciones Generales respecto de materias distintas de aquellas que hayan sido expresamente negociadas.

2.3. Aceptación

La suscripción o aceptación de una Orden Particular que incorpore estas Condiciones Generales implicará su aceptación por parte del Cliente. COMARKAPP deberá poner las Condiciones Generales a disposición del Cliente antes o al momento de la contratación, en un formato que permita su consulta y conservación.

3.1. Definiciones aplicables

Administrador

Persona autorizada por el Cliente para administrar total o parcialmente el Espacio de Trabajo de una copropiedad dentro de la Plataforma.

Cliente

Persona jurídica o natural que contrata el Servicio con COMARKAPP mediante una Orden Particular. Podrá tratarse, entre otros, de una copropiedad, propiedad horizontal, empresa administradora o administrador facultado para contratar el Servicio.

Contenido

Información, documentos, archivos, fotografías, videos, comunicaciones, registros, datos financieros, datos personales y demás elementos incorporados, generados, almacenados o gestionados por el Cliente o sus Usuarios mediante la Plataforma.

Datos del Cliente

Información y Contenido incorporados o gestionados en la Plataforma por cuenta del Cliente o de las copropiedades administradas por este.

Orden Particular

Documento que contiene las condiciones específicas de contratación del Servicio, incluyendo, según corresponda, plan contratado, módulos, precio, impuestos, forma de pago, vigencia, número de copropiedades, unidades o usuarios, condiciones especiales y demás variables comerciales.

Plataforma

Aplicación, software, interfaces, módulos, funcionalidades, infraestructura y demás componentes tecnológicos puestos a disposición por COMARKAPP bajo la denominación Comarkapp.

Servicio

Acceso y utilización de la Plataforma bajo modalidad SaaS y los demás servicios expresamente incluidos en la Orden Particular.

Usuario

Persona natural autorizada para acceder a la Plataforma. Dependiendo de las funcionalidades y permisos asignados, podrá actuar como Administrador, Usuario Principal o Usuario Delegado.

Usuario Principal

Usuario asociado principalmente a una unidad, inmueble o relación equivalente dentro de una copropiedad y que puede disponer de las funcionalidades habilitadas para su perfil.

Usuario Delegado

Persona a quien un Usuario Principal concede acceso a determinadas funcionalidades de la Plataforma conforme a las reglas y permisos establecidos por COMARKAPP y el Cliente.

Espacio de Trabajo

Entorno digital configurado dentro de la Plataforma para una copropiedad, cliente u organización determinada, dentro del cual se gestionan sus usuarios, información y funcionalidades.

4.1. Acceso a la Plataforma

Durante la vigencia de la relación contractual y sujeto al cumplimiento de estas Condiciones Generales y de la Orden Particular, COMARKAPP concederá al Cliente un derecho limitado, temporal, no exclusivo, no transferible y no sublicenciable de acceso y utilización de la Plataforma para sus finalidades internas de administración y gestión. Este derecho no implica transferencia de propiedad sobre el software, código fuente, arquitectura, diseños, bases tecnológicas, metodologías o demás activos de COMARKAPP.

4.2. Funcionalidades

Dependiendo del plan contratado y de la evolución de la Plataforma, el Servicio podrá comprender funcionalidades relacionadas, entre otras, con: gestión de copropiedades, unidades, administradores y usuarios; administración de información financiera y contable; cartera, cuentas por cobrar, ingresos, gastos, presupuestos y saldos; PQRS; gestión documental; comunicaciones y notificaciones; zonas comunes y reservas; proveedores; vehículos, parqueaderos, mascotas y contactos de emergencia; reportes, consultas, exportaciones y trazabilidad; y demás funcionalidades que COMARKAPP incorpore.

La contratación del Servicio no implica que todas las funcionalidades existentes o futuras se encuentren incluidas en todos los planes. Las funcionalidades efectivamente contratadas serán las establecidas en la Orden Particular o las habilitadas para el plan correspondiente.

4.3. Evolución de la Plataforma

COMARKAPP podrá desarrollar, actualizar, modificar, sustituir o mejorar las funcionalidades de la Plataforma con el propósito de mantener su seguridad, desempeño, usabilidad, cumplimiento normativo y evolución tecnológica. Las modificaciones que impliquen una reducción material de funcionalidades esenciales expresamente contratadas se regirán por estas Condiciones Generales y, cuando corresponda, serán comunicadas al Cliente.

5.1. Información financiera

Las funcionalidades financieras permiten registrar, organizar, consultar, procesar y presentar información relacionada con la administración financiera de la copropiedad. Salvo que una funcionalidad futura y la correspondiente Orden Particular establezcan expresamente lo contrario, COMARKAPP no presta servicios bancarios, financieros, de captación, intermediación o procesamiento de pagos, ni recibe o custodia recursos económicos de propietarios o residentes.

Cuando un pago sea realizado por medios externos, la Plataforma podrá permitir su registro, conciliación, asociación o visualización. La exactitud y procedencia de la información financiera incorporada por el Cliente serán responsabilidad de quien la registre o suministre, sin perjuicio de las obligaciones técnicas de COMARKAPP respecto del correcto funcionamiento de la Plataforma.

5.2. PQRS y evidencias

La Plataforma podrá permitir a los Usuarios presentar peticiones, quejas, reclamos o solicitudes y adjuntar documentos, fotografías, videos u otros elementos como evidencia. La existencia de esta funcionalidad no convierte a COMARKAPP en destinatario sustancial, autoridad competente ni responsable de resolver las PQRS dirigidas al Cliente.

El Cliente será responsable de determinar la pertinencia, utilización, circulación, conservación y respuesta de la información recibida mediante estos canales. COMARKAPP podrá implementar controles, advertencias y herramientas destinadas a promover la minimización de datos, la protección de terceros y el uso responsable de las evidencias.

6.1. Activación

Una vez cumplidas las condiciones establecidas en la Orden Particular, COMARKAPP habilitará al Cliente el acceso a la Plataforma y configurará el correspondiente Espacio de Trabajo conforme al plan contratado. Para la activación, podrá requerir la información razonablemente necesaria para identificar y configurar la copropiedad, sus unidades, administradores, usuarios y demás elementos necesarios.

6.2. Información inicial

El Cliente deberá suministrar información veraz, completa, actualizada y adecuada para la configuración de la Plataforma. Cuando entregue o cargue bases de datos, archivos, documentos u otra información correspondiente a propietarios, residentes, usuarios, proveedores u otras personas, será responsable de determinar previamente la finalidad, necesidad y legitimidad de dicho tratamiento y cumplir las obligaciones que le correspondan en materia de protección de datos personales.

La recepción técnica de información por COMARKAPP no implica validación jurídica de la procedencia, calidad, legitimidad o necesidad de los datos suministrados por el Cliente.

6.3. Credenciales

Los accesos serán personales y estarán asociados a las credenciales y mecanismos de autenticación establecidos por COMARKAPP. El Cliente deberá procurar que sus Administradores y Usuarios protejan sus credenciales y se abstengan de compartirlas o permitir su utilización por personas no autorizadas, e informar oportunamente cualquier acceso no autorizado o compromiso de cuenta.

7.1. Administrador

El Administrador es la persona autorizada para gestionar el Espacio de Trabajo del Cliente dentro de los límites de las funcionalidades y permisos habilitados. Dependiendo de la configuración podrá gestionar usuarios, información, comunicaciones, información financiera, PQRS, documentos, reportes y demás funcionalidades.

La designación como Administrador puede otorgar acceso a información personal, financiera, administrativa o confidencial. El Cliente deberá conceder estos permisos únicamente a personas que requieran dicho acceso y mantener actualizadas las autorizaciones correspondientes.

7.2. Usuario Principal

El Usuario Principal será la persona asociada a una unidad, inmueble o relación equivalente y podrá acceder a las funcionalidades habilitadas para dicho perfil. El Cliente será responsable de la correcta asociación inicial entre la información de la unidad y el Usuario Principal, sin perjuicio de las herramientas de actualización o corrección que COMARKAPP habilite.

7.3. Usuario Delegado

Cuando la funcionalidad esté disponible, el Usuario Principal podrá autorizar a uno o más Usuarios Delegados para acceder a determinadas funcionalidades relacionadas con su unidad. La delegación no transfiere la titularidad de la cuenta principal ni modifica las relaciones jurídicas existentes. COMARKAPP podrá establecer mecanismos técnicos para crear, modificar o revocar dichas delegaciones.

7.4. Gestión de permisos

COMARKAPP podrá implementar sistemas de roles, perfiles y permisos destinados a limitar el acceso conforme a las funciones asignadas. El Cliente será responsable de administrar adecuadamente los permisos bajo su control y revisar su vigencia cuando cambien funciones, vinculaciones o autorizaciones.

8.1. Obligaciones principales

COMARKAPP se obliga a: proporcionar acceso conforme al plan contratado; mantener la infraestructura razonablemente necesaria; adoptar medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales de seguridad; implementar mecanismos razonables de autenticación y control de acceso; prestar el soporte incluido; informar sobre interrupciones, incidentes o cambios relevantes cuando corresponda; tratar los datos respecto de los cuales actúe como Encargado conforme a instrucciones documentadas; mantener confidencialidad; adoptar medidas razonables de integridad y disponibilidad; y facilitar mecanismos de consulta, exportación o recuperación conforme a las funcionalidades disponibles.

9.1. Obligaciones principales

El Cliente se obliga a utilizar la Plataforma para finalidades lícitas; pagar oportunamente; suministrar información adecuada, pertinente, veraz y razonablemente actualizada; designar Administradores apropiadamente; mantener actualizados los accesos; proteger cuentas y credenciales; utilizar adecuadamente las funcionalidades de consulta, descarga, exportación, comunicación y circulación; no almacenar o transmitir contenidos ilícitos; mantener sus procedimientos, políticas y reglas internas; atender las PQRS y actuaciones que jurídicamente le correspondan; informar incidentes; y cumplir sus obligaciones como Responsable del Tratamiento cuando determine las finalidades del tratamiento.

10.1. Control sobre la información

El Cliente conserva sus derechos y responsabilidades respecto de la información que incorpore o gestione mediante la Plataforma. El uso de COMARKAPP no implica transferencia a COMARKAPP de la titularidad de las bases de datos, documentos o contenidos del Cliente.

10.2. Cargar información constituye tratamiento

El Cliente reconoce que la recolección, carga, registro, almacenamiento, consulta, actualización, modificación, utilización, circulación, transmisión, descarga, conservación y eliminación de datos personales constituyen actividades de tratamiento de información personal. Por consiguiente, cargar un dato personal en COMARKAPP constituye una actividad de tratamiento de datos personales.

La disponibilidad técnica de un campo, módulo o funcionalidad no significa que el Cliente se encuentre automáticamente legitimado para incorporar cualquier información. Corresponde al Cliente determinar previamente si los datos son necesarios, pertinentes y adecuados para las finalidades definidas y cumplir las condiciones jurídicas aplicables.

10.3. Política de Tratamiento de Datos Personales del Cliente

Cuando el Cliente actúe como Responsable del Tratamiento, deberá contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales y con los avisos, autorizaciones, procedimientos, medidas de seguridad y demás instrumentos que resulten exigibles conforme a la legislación aplicable.

La contratación o utilización de COMARKAPP no sustituye la Política de Tratamiento de Datos Personales del Cliente ni constituye por sí misma autorización del Titular. La Política de COMARKAPP tampoco sustituye la política que deba adoptar el Cliente respecto de los tratamientos de los cuales este sea Responsable. Conozca la política de tratamiento de datos de COMARKAPP aquí

10.4. Cargas masivas

Cuando el Cliente utilice funcionalidades para cargar archivos Excel, CSV, bases de datos u otros conjuntos de información, deberá revisar previamente su contenido y procurar que únicamente se incorporen los datos necesarios. Deberá evitar información excesiva, no pertinente o carente de finalidad definida.

COMARKAPP podrá implementar mecanismos de privacidad desde el diseño, incluyendo advertencias, selección de columnas, confirmaciones, validaciones y otros controles destinados a favorecer la minimización y el tratamiento responsable.

10.5. Datos sensibles

El Cliente deberá abstenerse de incorporar datos sensibles cuando no sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima y no se cumplan las condiciones legales aplicables. La existencia de campos abiertos, documentos adjuntos o funcionalidades técnicamente disponibles no constituye instrucción ni recomendación de COMARKAPP para recopilar datos sensibles.

10.6. Niños, niñas y adolescentes

El Cliente deberá aplicar especial protección cuando el tratamiento pueda involucrar información de niños, niñas o adolescentes. Cuando una funcionalidad únicamente requiera conocer el número de menores que habitan una unidad, deberá abstenerse de incorporar nombres, documentos, fotografías u otros datos que permitan individualizarlos, salvo que exista una funcionalidad específica, una finalidad legítima y se cumplan las condiciones legales correspondientes.

10.7. Calidad y actualización

El Cliente deberá adoptar medidas razonables para procurar que la información suministrada sea correcta, completa y actualizada cuando su naturaleza así lo requiera, especialmente respecto de datos utilizados para identificar Usuarios, asociarlos a unidades o remitir invitaciones y comunicaciones. COMARKAPP podrá proporcionar mecanismos técnicos de corrección, pero no estará obligada a determinar por iniciativa propia la veracidad material de los datos proporcionados.

11.1. Exportaciones

Dependiendo del plan y permisos, la Plataforma podrá permitir consulta, descarga o exportación de reportes, documentos, bases de datos y demás información. El Cliente deberá conceder permisos de exportación únicamente a las personas que requieran esta funcionalidad.

11.2. Responsabilidad posterior a la exportación

Cuando el Cliente o un Usuario autorizado descargue o exporte información, el Cliente será responsable de las condiciones bajo las cuales dicha copia sea posteriormente almacenada, utilizada, compartida, transmitida o eliminada fuera de los sistemas controlados por COMARKAPP. Lo anterior no exonera a COMARKAPP de sus obligaciones respecto de la seguridad y tratamiento mientras la información permanezca bajo su control.

11.3. Trazabilidad

COMARKAPP podrá registrar operaciones relevantes de consulta, modificación, descarga o exportación, incluyendo, cuando técnicamente resulte disponible, Usuario, fecha y hora, operación y demás metadatos razonablemente necesarios para seguridad, auditoría y trazabilidad.

12.1. Comunicaciones del Cliente

La Plataforma podrá permitir al Cliente enviar comunicaciones individuales o masivas mediante correo electrónico, notificaciones dentro de la aplicación y demás canales habilitados. COMARKAPP actúa como proveedor de la herramienta tecnológica. El Cliente será responsable de determinar destinatarios, contenido, finalidad y procedencia jurídica.

12.2. Comunicaciones administrativas y comerciales

Las comunicaciones relacionadas con la administración de la copropiedad deberán distinguirse de las comunicaciones comerciales o publicitarias que puedan requerir condiciones adicionales. El Cliente no deberá utilizar funcionalidades administrativas para eludir las reglas aplicables a publicidad o comunicaciones comerciales.

12.3. Comunicaciones propias de COMARKAPP

COMARKAPP podrá comunicarse directamente con Usuarios cuando sea necesario para gestionar cuentas, autenticación, seguridad, soporte, funcionamiento, cambios relevantes o cumplimiento legal. Cuando pretenda utilizar datos para finalidades comerciales propias, dicho tratamiento deberá diferenciarse de las comunicaciones operativas y cumplir las condiciones jurídicas aplicables. La activación o utilización ordinaria de una cuenta no estará condicionada a la aceptación de comunicaciones comerciales propias de COMARKAPP.

12.4. Trazabilidad de comunicaciones

Cuando resulte técnicamente posible, COMARKAPP podrá conservar registros asociados al envío de comunicaciones, tales como destinatario, fecha y hora, canal, asunto o tipo, estado de entrega y, cuando la tecnología lo permita, apertura o lectura, para funcionamiento, seguridad, soporte, trazabilidad y evidencia.

13.1. Precio del Servicio

El Cliente pagará los valores establecidos en la Orden Particular correspondientes al plan, módulos, número de unidades, usuarios, copropiedades, servicios adicionales o demás criterios comerciales. Los valores, periodicidad, impuestos, forma de pago, moneda y demás condiciones económicas serán los allí establecidos.

13.2. Servicios adicionales

Las funcionalidades, desarrollos, configuraciones, migraciones, integraciones, capacitaciones, acompañamientos u otros servicios no incluidos en el plan podrán ser objeto de cotización y contratación adicional, previa aceptación del Cliente.

13.3. Facturación y pago

COMARKAPP emitirá las facturas conforme a la periodicidad y condiciones establecidas en la Orden Particular. El Cliente deberá realizar el pago dentro del plazo acordado y a través de los medios habilitados.

13.4. Mora

El incumplimiento de las obligaciones de pago facultará a COMARKAPP para requerir al Cliente y aplicar las medidas contractuales, incluida, cuando corresponda, la suspensión del Servicio. La suspensión por falta de pago no implicará eliminación inmediata de la información y deberá observar las reglas de recuperación, conservación y terminación.

14.1. Disponibilidad

COMARKAPP realizará esfuerzos técnicos razonables para mantener la Plataforma disponible y operativa. Salvo que la Orden Particular o un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) establezca un porcentaje determinado, la contratación no implica garantía de disponibilidad ininterrumpida del cien por ciento (100 %).

14.2. Mantenimiento

COMARKAPP podrá realizar mantenimientos preventivos, correctivos, actualizaciones de seguridad y demás intervenciones necesarias. Cuando una intervención programada pueda producir una afectación material, procurará comunicarla previamente cuando las circunstancias lo permitan. Las intervenciones urgentes destinadas a corregir vulnerabilidades, incidentes o fallos críticos podrán ejecutarse sin comunicación previa cuando la demora aumente el riesgo.

14.3. Evolución tecnológica

COMARKAPP podrá introducir mejoras, modificar interfaces, reorganizar funcionalidades, actualizar componentes o incorporar nuevas tecnologías, siempre que no elimine injustificadamente funcionalidades esenciales expresamente contratadas. Una nueva funcionalidad no implica necesariamente su inclusión automática en el plan contratado.

14.4. Dependencias externas

Determinadas funcionalidades podrán depender de telecomunicaciones, infraestructura en la nube, sistemas operativos, correo electrónico, mensajería, APIs u otros servicios de terceros. COMARKAPP no será responsable por interrupciones exclusivamente atribuibles a dichos terceros cuando haya adoptado las medidas razonables que le correspondan para seleccionar, gestionar y, cuando proceda, mitigar sus riesgos.

15.1. Alcance

COMARKAPP proporcionará el soporte incluido en el plan contratado a través de los canales, horarios y condiciones establecidos en la Orden Particular o informados al Cliente. Podrá comprender orientación de uso, gestión de incidencias, corrección de errores y demás actividades relacionadas con el funcionamiento.

15.2. Colaboración del Cliente

Para diagnosticar y resolver una incidencia, COMARKAPP podrá solicitar información técnica razonablemente necesaria. El Cliente deberá procurar que la información remitida para soporte se limite a aquella necesaria para gestionar la incidencia.

15.3. Acceso del personal de COMARKAPP

Cuando resulte necesario para soporte, mantenimiento, seguridad o solución de incidencias, personal autorizado de COMARKAPP o de sus proveedores podrá acceder técnicamente a información alojada en la Plataforma. Estos accesos deberán limitarse a las funciones asignadas, estar sujetos a confidencialidad y controles de acceso y, cuando resulte técnicamente procedente, a trazabilidad. El acceso técnico no autoriza el uso para fines personales, comerciales o distintos de aquellos que justificaron el acceso.

16.1. Integraciones

COMARKAPP podrá permitir integraciones con sistemas o servicios de terceros, incluyendo herramientas contables, facturación electrónica, control de acceso, mensajería, sistemas financieros o de pago y otras soluciones. Su disponibilidad podrá depender del plan, condiciones técnicas y servicios adicionales.

16.2. Evaluación previa

Antes de habilitar una integración que implique acceso, transmisión o intercambio de información personal, COMARKAPP y el Cliente deberán determinar, según corresponda, categorías de información, finalidad, destinatarios, roles de protección de datos y condiciones de seguridad aplicables.

16.3. Servicios contratados directamente por el Cliente

Cuando el Cliente decida integrar COMARKAPP con un servicio contratado directamente por él, las condiciones de dicho tercero serán independientes. COMARKAPP no será responsable de las actuaciones del proveedor seleccionado directamente por el Cliente, sin perjuicio de las obligaciones de COMARKAPP respecto de la seguridad de la integración y actividades bajo su control.

17.1. Titularidad de COMARKAPP

COMARKAPP conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma y sus componentes, incluyendo software, código fuente y objeto, arquitectura, interfaces, diseños, estructuras, bases tecnológicas, documentación, marcas, nombres comerciales, metodologías y desarrollos propios. La contratación no implica transferencia de estos derechos.

17.2. Licencia de uso

Durante la vigencia contractual, COMARKAPP concede al Cliente un derecho limitado, temporal, no exclusivo, no transferible y no sublicenciable para acceder y utilizar la Plataforma conforme al plan contratado y exclusivamente para las finalidades permitidas.

17.3. Restricciones

Salvo autorización expresa o disposición legal en contrario, el Cliente no podrá copiar, reproducir, comercializar, sublicenciar o distribuir la Plataforma; realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente; eludir controles técnicos, de seguridad, autenticación, licenciamiento o acceso; ni utilizar la Plataforma para desarrollar productos destinados a reproducir sustancialmente sus componentes protegidos.

17.4. Información del Cliente

Los derechos de COMARKAPP sobre la Plataforma no se extienden a la titularidad de los Datos del Cliente ni a los documentos, bases de datos o contenidos incorporados por este. El Cliente autoriza a COMARKAPP a realizar las operaciones técnicas necesarias para prestar el Servicio durante la relación contractual y conforme a los roles jurídicos aplicables.

17.5. Información anonimizada y agregada

COMARKAPP podrá generar estadísticas, métricas e información agregada o anonimizada derivada de la utilización de la Plataforma para analizar su funcionamiento, mejorar el Servicio, desarrollar funcionalidades, realizar investigación, innovación y generar indicadores, siempre que no permita razonablemente identificar o reidentificar personas naturales ni reconstruir información individual del Cliente. La información que conserve carácter personal no se considerará anonimizada por el solo hecho de haber sido agregada, seudonimizada o parcialmente desidentificada.

18.1. Información Confidencial

Se considerará Información Confidencial toda información no pública de una Parte a la que la otra acceda con ocasión de la relación contractual y que, por su naturaleza o circunstancias, razonablemente deba considerarse confidencial.

18.2. Obligaciones

Cada Parte se obliga a utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las finalidades relacionadas con la relación contractual; limitar su acceso a quienes necesiten conocerla; adoptar medidas razonables para evitar acceso, uso o divulgación no autorizada; y exigir obligaciones de confidencialidad a las personas que deban acceder.

18.3. Excepciones

No se considerará incumplimiento la divulgación de información que sea pública sin incumplimiento; haya sido obtenida legítimamente de un tercero autorizado; o deba revelarse por obligación legal o requerimiento de autoridad competente. Cuando resulte jurídicamente permitido, la Parte requerida procurará informar a la otra antes de efectuar la revelación.

18.4. Vigencia

Las obligaciones de confidencialidad permanecerán vigentes después de la terminación durante el tiempo en que la información conserve razonablemente su carácter confidencial o durante el período superior exigible legalmente.

19.1. Principio general

Las Partes cumplirán las obligaciones que les correspondan conforme al régimen colombiano de protección de datos personales y demás normas aplicables. La utilización de la Plataforma puede involucrar diferentes operaciones y finalidades. El rol de COMARKAPP deberá determinarse atendiendo a quién define las finalidades y los medios esenciales de cada tratamiento y no simplemente al hecho de que la información se encuentre alojada en la Plataforma.

19.2. COMARKAPP como Encargado del Tratamiento

Como regla general, cuando el Cliente determine las finalidades para las cuales se recopila y utiliza información de propietarios, residentes, Usuarios, proveedores, visitantes u otras personas vinculadas con la administración de una copropiedad, el Cliente actuará como Responsable del Tratamiento y COMARKAPP como Encargado.

Esto podrá comprender datos relacionados con propietarios y residentes; unidades residenciales; información financiera y administrativa; PQRS y evidencias; vehículos y parqueaderos; mascotas; contactos de emergencia; proveedores; documentos; comunicaciones administrativas; reservas y zonas comunes; y demás tratamientos realizados por instrucciones del Cliente mediante las funcionalidades contratadas.

19.3. Instrucciones del Cliente

Respecto de los tratamientos en los que actúe como Encargado, COMARKAPP tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, las funcionalidades contratadas y las operaciones necesarias para prestar el Servicio. No utilizará dichos datos para finalidades propias incompatibles. Si considera que una instrucción puede infringir la legislación aplicable, podrá advertirlo al Cliente y solicitar su revisión, sin asumir las funciones del Responsable.

19.4. COMARKAPP como Responsable del Tratamiento

COMARKAPP podrá actuar como Responsable respecto de tratamientos que determine para sus propias finalidades, incluyendo gestión contractual con Clientes, facturación y gestión administrativa, contactos comerciales y prospectos, proveedores propios, seguridad de sistemas e infraestructura, prevención e investigación de incidentes, requerimientos de autoridades, ejercicio o defensa de derechos y comunicaciones propias cuando exista legitimación. Estos tratamientos se regirán por su Política de Tratamiento y la legislación aplicable.

19.5. Prohibición de reutilización incompatible

El acceso técnico de COMARKAPP a información tratada por cuenta del Cliente no autoriza su utilización para publicidad, perfilamiento, comercialización de bases de datos o cualquier otra finalidad propia incompatible con las instrucciones del Cliente.

19.6. Derechos de los Titulares

Cuando COMARKAPP reciba una solicitud relacionada con datos respecto de los cuales actúe como Encargado, podrá remitirla o coordinar su atención con el Cliente como Responsable y prestará la colaboración razonablemente necesaria. Cuando la solicitud corresponda a un tratamiento respecto del cual COMARKAPP sea Responsable, será atendida directamente por COMARKAPP.

19.7. Eliminación solicitada directamente a COMARKAPP

La solicitud de un Usuario dirigida a COMARKAPP para eliminar información no implicará necesariamente su eliminación inmediata cuando COMARKAPP trate dicha información por cuenta del Cliente. En estos casos, coordinará la solicitud con el Cliente y actuará conforme a las instrucciones legítimas del Responsable, obligaciones de conservación y derechos del Titular.

19.8. Transmisiones y transferencias

Cuando la prestación implique transmisión o transferencia nacional o internacional de datos personales, las Partes adoptarán los instrumentos y medidas aplicables conforme a la naturaleza de la operación y la legislación correspondiente. La utilización de proveedores de infraestructura tecnológica no modificará por sí misma las finalidades determinadas por el Cliente.

19.9. Anexo de Tratamiento

Cuando COMARKAPP actúe como Encargado, las condiciones específicas del tratamiento podrán desarrollarse mediante un Anexo de Tratamiento de Datos Personales que formará parte de la relación contractual y podrá regular objeto, duración, naturaleza, categorías de datos y Titulares, instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, incidentes, derechos, auditoría, devolución y eliminación.

20.1. Medidas de seguridad

COMARKAPP implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales a los riesgos asociados con el Servicio y la naturaleza de la información tratada. Podrán comprender autenticación, gestión de accesos y permisos, registro de actividades, protección de comunicaciones, copias de respaldo, gestión de vulnerabilidades, continuidad, recuperación y respuesta a incidentes. Esta obligación constituye un deber de diligencia y gestión razonable del riesgo y no una garantía de inexistencia absoluta de incidentes.

20.2. Registros de seguridad

Para proteger la Plataforma, COMARKAPP podrá registrar información técnica como dirección IP, fecha y hora, dispositivo, navegador, inicio y cierre de sesión, intentos de autenticación, acciones realizadas y demás metadatos razonablemente necesarios para autenticación, prevención de fraude, investigación de incidentes, recuperación de cuentas, auditoría y seguridad.

20.3. Incidentes

Cuando COMARKAPP tenga conocimiento de un incidente de seguridad que afecte de manera relevante datos personales tratados por cuenta del Cliente, informará al Cliente sin dilación indebida, proporcionando la información razonablemente disponible para evaluar el incidente y adoptar medidas. Podrá actualizar la información a medida que avance la investigación. La notificación no constituirá por sí misma reconocimiento de responsabilidad.

20.4. Cooperación

Las Partes cooperarán razonablemente en la investigación, contención y gestión de incidentes que puedan afectar información tratada mediante la Plataforma. Cada Parte será responsable de las actuaciones y medidas bajo su ámbito de control.

20.5. Obligaciones de seguridad del Cliente

El Cliente deberá implementar medidas razonables dentro de su ámbito de control, incluyendo asignar permisos conforme a funciones; retirar accesos innecesarios; proteger dispositivos y credenciales; evitar compartir cuentas; controlar archivos descargados o exportados; informar incidentes; y capacitar o instruir adecuadamente a quienes utilicen la Plataforma bajo su autorización.

21.1. Registro de operaciones

COMARKAPP podrá generar y conservar registros técnicos y funcionales relacionados con la utilización de la Plataforma, incluyendo, cuando resulte técnicamente disponible y pertinente, identificación del Usuario, fecha y hora, dirección IP, inicio de sesión, acciones realizadas, modificaciones, cargas, descargas, exportaciones, comunicaciones, confirmaciones y demás metadatos asociados, para seguridad, auditoría, soporte, trazabilidad, investigación de incidentes, funcionamiento y acreditación de operaciones.

21.2. Trazabilidad de actuaciones relevantes

COMARKAPP podrá implementar mecanismos específicos de trazabilidad respecto de operaciones que impliquen riesgos relevantes, incluyendo cargas masivas, modificación de datos, exportaciones, gestión de permisos y otras acciones. Cuando presente avisos, advertencias o confirmaciones de protección de datos, seguridad o utilización, podrá conservar evidencia de la versión mostrada, Usuario, fecha, hora y acción realizada.

21.3. Evidencia electrónica

Los registros generados automáticamente por la Plataforma podrán ser utilizados como elementos de evidencia de las operaciones realizadas, sin perjuicio de su valoración conforme a la legislación aplicable.

22.1. Principio de responsabilidad según ámbito de control

Cada Parte será responsable por el cumplimiento de las obligaciones que se encuentren bajo su ámbito de decisión y control. COMARKAPP responderá por las obligaciones directamente asociadas con la prestación tecnológica que le correspondan conforme a estas Condiciones, la Orden Particular y la legislación. El Cliente será responsable de las decisiones, instrucciones, contenidos y actividades bajo su control, incluyendo la determinación de las finalidades para las cuales utiliza la Plataforma.

22.2. Actuaciones del Cliente y sus Usuarios

Sin perjuicio de las obligaciones propias de COMARKAPP, serán responsabilidad del Cliente, según corresponda: la información que decida incorporar; la legitimidad de los tratamientos que determine como Responsable; exactitud y actualización de la información; designación y gestión de Administradores; asignación de permisos bajo su control; decisiones administrativas, financieras, contables o jurídicas; contenido y destinatarios de sus comunicaciones; gestión de PQRS; utilización y circulación de documentos o evidencias; y tratamiento de archivos descargados o exportados fuera de sistemas controlados por COMARKAPP.

22.3. Actuaciones de COMARKAPP

COMARKAPP será responsable de las actuaciones directamente atribuibles a su propio incumplimiento contractual o legal, incluyendo prestación del Servicio, tratamiento de información bajo su control, cumplimiento de instrucciones cuando actúe como Encargado y adopción de medidas de seguridad que razonablemente le correspondan.

22.4. Decisiones basadas en información de la Plataforma

La Plataforma facilita organización, consulta y gestión de información, pero no sustituye el análisis profesional o la verificación necesaria para decisiones administrativas, contables, financieras o jurídicas. COMARKAPP no será responsable por decisiones adoptadas exclusivamente por el Cliente sobre información incorrecta o incompleta suministrada por el propio Cliente o terceros, salvo cuando el error resulte directamente atribuible al funcionamiento defectuoso de la Plataforma.

22.5. Daños indirectos

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, ninguna Parte responderá frente a la otra por daños indirectos, incidentales o consecuenciales que no sean consecuencia directa e inmediata del incumplimiento que se le atribuya. Esta exclusión no aplicará cuando legalmente no pueda limitarse la responsabilidad.

22.6. Límite económico de responsabilidad

Salvo disposición legal imperativa en contrario, la responsabilidad contractual acumulada de COMARKAPP derivada del Servicio no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente a COMARKAPP durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que origine la reclamación. Este límite no aplicará cuando la responsabilidad derive de dolo o culpa grave de COMARKAPP, ni en eventos en los cuales la legislación aplicable prohíba limitar la responsabilidad.

23.1. Conductas prohibidas

El Cliente y sus Usuarios no podrán utilizar la Plataforma para realizar actividades contrarias a la ley o vulnerar derechos de terceros; acceder o intentar acceder a cuentas o información no autorizadas; compartir credenciales o utilizar identidades ajenas; introducir código malicioso; eludir mecanismos de seguridad; realizar pruebas de vulnerabilidad, ataques o extracción automatizada masiva sin autorización; almacenar o circular contenidos ilícitos; tratar deliberadamente información personal manifiestamente excesiva o ajena a las finalidades de administración cuando carezca de justificación; utilizar información para acosar, discriminar, amenazar o vulnerar derechos; ni afectar injustificadamente el funcionamiento del Servicio para otros Clientes o Usuarios.

24.1. Causales

COMARKAPP podrá suspender total o parcialmente el acceso cuando exista mora en el pago; riesgo grave o inminente para la seguridad; indicios razonables de acceso no autorizado, fraude o compromiso de cuenta; uso ilícito o gravemente contrario a estas Condiciones; orden de autoridad competente; o incumplimiento contractual grave no subsanado después del requerimiento correspondiente, cuando sea subsanable.

24.2. Proporcionalidad

Siempre que las circunstancias lo permitan, COMARKAPP procurará aplicar la medida menos restrictiva razonablemente disponible y limitar la suspensión a los Usuarios, funcionalidades o componentes afectados. Cuando la urgencia o seguridad lo permitan, informará al Cliente sobre la causa y condiciones para restablecer el Servicio.

24.3. Información durante la suspensión

La suspensión no implicará por sí misma la eliminación de los Datos del Cliente.

25.1. Vigencia

La relación contractual tendrá la duración establecida en la Orden Particular.

25.2. Renovación

Las condiciones de renovación automática o expresa serán las indicadas en la Orden Particular. Cuando exista renovación automática, esta deberá indicar su periodicidad y las condiciones y plazo mediante los cuales el Cliente podrá manifestar su intención de no renovar.

26.1. Causales

La relación contractual podrá terminar por vencimiento de la vigencia cuando no exista renovación; mutuo acuerdo; decisión unilateral cuando lo permita la Orden Particular; incumplimiento grave, previa oportunidad razonable de subsanación cuando sea posible; falta de pago; disposición legal, orden de autoridad o circunstancia sobreviniente que haga imposible la prestación; y demás causales previstas legalmente o en la Orden Particular.

26.2. Efectos

La terminación no extinguirá las obligaciones causadas con anterioridad ni aquellas que, por su naturaleza, deban permanecer vigentes, incluyendo confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, responsabilidad y solución de controversias.

27.1. Período de recuperación

Una vez terminada la relación contractual, COMARKAPP mantendrá disponible la información del Cliente durante un período de hasta noventa (90) días calendario, con el propósito de permitir su recuperación o exportación conforme a los mecanismos técnicamente disponibles. Durante este período podrá limitar el acceso a funcionalidades operativas y mantener únicamente aquellas necesarias para recuperar o exportar información.

27.2. Responsabilidad del Cliente

El Cliente será responsable de solicitar y realizar oportunamente la recuperación o exportación de la información que requiera conservar. COMARKAPP podrá proporcionar instrucciones, formatos o mecanismos técnicamente disponibles.

27.3. Eliminación de sistemas activos

Vencido el período de noventa (90) días, COMARKAPP podrá eliminar los Datos del Cliente de sus sistemas activos, salvo obligación legal, requerimiento de autoridad, litigio, reclamación, investigación, incidente de seguridad o necesidad legítima de conservación para el ejercicio o defensa de derechos.

27.4. Copias de respaldo

La información que permanezca temporalmente en copias de respaldo será eliminada progresivamente conforme a los ciclos técnicos y, como regla general, dentro de un plazo máximo adicional de ciento ochenta (180) días calendario. Durante dicho período, la información contenida exclusivamente en respaldos no será utilizada para finalidades ordinarias del Servicio y permanecerá sujeta a medidas de seguridad y restricciones correspondientes.

27.5. Excepciones de conservación

Los períodos anteriores no impedirán conservar determinada información durante el tiempo estrictamente necesario cuando exista obligación legal, orden o requerimiento de autoridad, litigio o reclamación pendiente, investigación, incidente de seguridad o necesidad razonable de establecer, ejercer o defender derechos. Cuando sea posible, la conservación se limitará a la información necesaria para la finalidad que la justifique.

28.1. Fuerza mayor o caso fortuito

Ninguna Parte será responsable por el incumplimiento de obligaciones cuando derive directamente de circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la legislación colombiana, siempre que la Parte afectada adopte medidas razonables para mitigar sus efectos. Cuando la situación se prolongue de manera que afecte sustancialmente la finalidad del contrato, las Partes procurarán acordar medidas y, cuando corresponda, podrán terminar la relación conforme a la legislación y condiciones pactadas.

29.1. Utilización de proveedores

COMARKAPP podrá utilizar proveedores y subcontratistas para prestar componentes técnicos, infraestructura, alojamiento, comunicaciones, soporte u otros servicios necesarios. Será responsable de seleccionar y gestionar razonablemente a los proveedores que contrate y de exigirles las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos que correspondan.

29.2. Subencargados

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta de COMARKAPP en una operación en la que COMARKAPP actúe como Encargado, tendrá la calidad correspondiente de subencargado y estará sujeto a las condiciones previstas en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales y en la legislación aplicable.

30.1. Modificaciones

COMARKAPP podrá actualizar estas Condiciones cuando resulte necesario por cambios normativos, evolución de la Plataforma, incorporación de funcionalidades, razones técnicas, de seguridad o cambios razonables en el modelo de prestación.

30.2. Comunicación

Cuando una modificación afecte materialmente los derechos u obligaciones del Cliente, COMARKAPP deberá comunicarla con antelación razonable antes de su entrada en vigor. Las modificaciones no tendrán efecto retroactivo sobre obligaciones ya causadas.

30.3. Modificaciones sustanciales

Cuando una modificación produzca una alteración sustancial y desfavorable de las condiciones esenciales bajo las cuales el Cliente contrató y no derive de obligación legal o de seguridad obligatoria, el Cliente podrá manifestar su desacuerdo y ejercer los mecanismos de terminación previstos.

31.1. Comunicaciones contractuales

Las comunicaciones relacionadas con la relación contractual podrán efectuarse mediante los correos electrónicos, direcciones o canales designados en la Orden Particular. Cada Parte será responsable de mantener actualizados sus datos de contacto.

31.2. Comunicaciones electrónicas

Las Partes reconocen la validez de las comunicaciones y documentos electrónicos conforme a la legislación colombiana aplicable. COMARKAPP podrá conservar evidencia técnica del envío o recepción cuando resulte disponible.

32.1. Ley aplicable

Estas Condiciones Generales y la relación contractual se regirán por las leyes de la República de Colombia.

32.2. Arreglo directo

En caso de controversia relacionada con interpretación, ejecución, incumplimiento o terminación, las Partes procurarán resolverla inicialmente mediante arreglo directo. La Parte que plantee la controversia deberá comunicarla a la otra indicando razonablemente los hechos y pretensiones. Las Partes dispondrán de treinta (30) días calendario desde la recepción para procurar una solución, salvo que acuerden un plazo diferente.

32.3. Jurisdicción

Si no se alcanza un acuerdo, la controversia será sometida a los jueces competentes de la República de Colombia, de conformidad con las reglas legales aplicables.

32.4. Cesión

El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin autorización previa de COMARKAPP, salvo disposición legal en contrario. COMARKAPP podrá ceder la relación como consecuencia de reorganización empresarial, fusión, adquisición, transformación o transferencia de la unidad de negocio asociada a la Plataforma, siempre que no reduzca injustificadamente los derechos del Cliente y se respeten las obligaciones aplicables en protección de datos.

32.5. Independencia de las disposiciones

Si alguna disposición fuera declarada inválida, ilegal o inaplicable, las demás conservarán su validez. Las Partes procurarán sustituir la disposición afectada por una válida que preserve, en la mayor medida posible, su finalidad económica y jurídica.

32.6. No renuncia

La falta o demora de una Parte en ejercer un derecho no constituirá renuncia al mismo.

32.7. Integridad contractual

La Orden Particular, estas Condiciones Generales y los documentos expresamente incorporados constituyen el acuerdo entre las Partes respecto de la prestación del Servicio y sustituyen los entendimientos anteriores sobre las mismas materias, sin perjuicio de obligaciones que expresamente deban permanecer vigentes.

32.8. Aceptación electrónica

Las Partes podrán celebrar y aceptar los documentos que integran la relación contractual mediante firma electrónica, aceptación electrónica u otros mecanismos jurídicamente válidos. Los registros electrónicos asociados podrán conservarse como evidencia de la formación del vínculo contractual.